Zarządzenie Nr 520/05 Burmistrza Pyrzyc z dnia 19 października 2005r. w sprawie: ustalenia zasad przygotowywania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Gminie Pyrzyce.

Zarządzenie Nr 520/05

Burmistrza Pyrzyc

z dnia 19 października 2005r.

w sprawie: ustalenia zasad przygotowywania i obiegu umów oraz prowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Gminie Pyrzyce.

Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001r. Dz.U. Nr 142 poz. 1591, z 2002r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271 i Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 80, poz. 717 i Nr 162, poz. 1568, z 2004r. Nr 102, poz. 1055 i Nr 116, poz. 1203 oraz z 2005r. Nr 172, poz. 1441) oraz § 21 ust. 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. Nr 112 poz. 1319, z 2003r. Nr 69, poz. 636) zarządzam, co następuje:

§ 1.

Ustala się jednolity sposób postępowania przy przygotowywaniu oraz obiegu umów, z wyłączeniem umów wynikających ze stosunku pracy, zwanych dalej „umowami”, których stroną jest Gmina Pyrzyce.

§ 2.

1.Umowy mogą być zawierane:

a) na podstawie poleceń Burmistrza Pyrzyc

b) z inicjatywy komórki organizacyjnej bądź osoby upoważnionej, właściwych w sprawach objętych umową i odpowiedzialnych za jej stronę merytoryczną.

2. Umowa powinna być sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach.

§ 3.

1. Do kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej, należy obowiązek przygotowania projektu umowy lub uzgodnienia zapisów, w przypadku umów, których projektodawcą jest druga strona umowy.

2. Do kierownika właściwej komórki organizacyjnej lub osoby upoważnionej należy również obowiązek uzyskania wymaganych opinii w związku z zawieraną umową.

§ 4.

1. Projekt zawieranej umowy pod względem prawnym opiniuje radca prawny Urzędu Miejskiego.

2. Projekt umowy, do którego wniesiono uwagi, zmiany lub poprawki, wymaga ponownego zaopiniowania radcy prawnego.

Ostatecznej akceptacji umowy pod względem prawnym dokonuje radca prawny Urzędu poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie umowy oraz parafowanie każdej kolejnej strony umowy.

3. Akceptacji radcy prawnego nie wymagają pojedyncze, powtarzające się umowy, dotyczące spraw tego samego rodzaju , dla których został opracowany, zaopiniowany i zaakceptowany pod względem prawnym stosowny wzór.

§ 5.

Umowa zatwierdzona pod względem prawnym musi posiadać kontrasygnatę Skarbnika Gminy Pyrzyce lub osoby przez niego upoważnionej, jeżeli z zawieraną umową wiążą się skutki finansowe.

§ 6.

Umowy w sprawach zamówień publicznych powinny być zaopiniowane przez komórkę organizacyjną właściwą w sprawach zamówień publicznych.

§ 7.

Umowy zawierane w imieniu Gminy Pyrzyce, jako zakładu pracy, podpisuje Burmistrz Pyrzyc lub osoba pisemnie przez niego upoważniona chyba, że przepisy odrębne wymagają innej reprezentacji.

§ 8.

Każda ze stron umowy winna być parafowana przez każdą z osób wymienionych w preambule umowy.

§ 9.

1. Podpisane przez strony umowy podlegają obowiązkowej rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów Urzędu Miejskiego w Pyrzycach.

2. Obowiązek zarejestrowania zawartej umowy spoczywa na komórce organizacyjnej prowadzącej sprawę.

3. Potwierdzeniem rejestracji umowy jest opatrzenie każdego oryginalnego egzemplarza umowy, który pozostaje w dokumentacji strony, którą jest Gmina Pyrzyce, pieczęcią o treści:

„Umowa numer ……………………………………….

zarejestrowana w Centralnym Rejestrze Umów

Urzędu Miejskiego w Pyrzycach pod pozycją ………..

Pyrzyce, dnia ……………….podpis…………………..

§ 10.

1. W celu utworzenia jednolitej ewidencji zawieranych umów tworzy się Centralny Rejestr Umów, zwany dalej „Rejestrem”.

2. Obowiązkowi rejestracji w Rejestrze podlegają wszystkie zawierane umowy określone w § 1.

3. Rejestr prowadzony jest w Wydziale Organizacyjno-Prawnym i Zdrowia i obejmuje co najmniej:

CENTRALNY REJESTR UMÓW

Lp.	Data zawarcia umowy	Rodzaj umowy	Nazwa podmiotu z którym zawarto umowę	Przedmiot umowy	Kwota na którą opiewa zawarta umowa	Nazwa wydziału w którym przechowuje się umowę
1	2	3	4	5	6	7

4. Wydział Organizacyjno-Prawny i Zdrowia prowadzi zbiór zawartych i zarejestrowanych umów, przekazywanych w formie uwierzytelnionych kopii.

§ 11.

1. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych bądź osoby upoważnione, właściwych w związku z zawartą umową, do rejestracji umowy, w terminie 3 dni od dnia otrzymania podpisanej umowy (zawarcia umowy).

2. Podstawą rejestracji jest oryginalny egzemplarza zawartej umowy.

3. Zarejestrowany egzemplarz zawartej umowy pozostawia się w dokumentacji sprawy, której umowa dotyczy.

4. Umowy, z którymi związane są skutki finansowe, niezwłocznie po rejestracji przekazuje się także do Wydziału Budżetu i Finansów, celem realizacji zobowiązań z nich wynikających.

§ 12.

1. Zobowiązuje się komórki organizacyjne Urzędu właściwe w sprawach objętych zawieraną umową i odpowiedzialne za jej stronę merytoryczną do prowadzenia we własnym zakresie ewidencji zawieranych umów, niezależnie od Centralnego Rejestru Umów.

2. Ewidencja, o której mowa w ust. 1 powinna w szczególności:

1. umożliwić zachowanie jednolitego, narastającego w ciągu roku, sposobu oznaczania umów, zgodnie z § 13;

2. określić datę zawarcia umowy;

3. określić strony umowy;

4. określić przedmiot umowy;

5. określić termin ważności umowy;

6. zawierać adnotacje o zmianach umowy (zawierane aneksy);

7. zawierać informacje o zaprojektowanych i oznaczonych umowach, które ostatecznie nie zostały zawarte.

§ 13.

1. Umowy, z wyłączeniem tych, którym numerację nadaje kontrahent, oznacza się w sposób uwzględniający:

1. kolejną liczbę porządkową, nadawaną narastająco w sposób ciągły w danym roku;

2. symbol literowy komórki organizacyjnej, która merytorycznie przygotowała umowę;

3. dwie ostatnie cyfry roku, w którym zawarto umowę, przy czym oznaczenia dokonuje się według schematu: numer kolejny umowy / oznaczenie literowe komórki zgodnie z regulaminem organizacyjnym/ dwie ostatnie cyfry roku zawarcia umowy;

2. Obowiązujące każdą komórkę organizacyjną elementy oznaczenia umowy, o których mowa w ust. 1, mogą być indywidualnie rozszerzone o inny identyfikator, dla wyodrębnionych, powtarzających się umów tego samego rodzaju, z zachowaniem narastającej numeracji w ciągu roku dla tej grupy.

§ 14.

Wydział Organizacyjno-Prawny i Zdrowia informuje Burmistrza, o każdym przypadku nie przedłożenia umowy celem jej rejestracji w terminie, o którym mowa w § 11 ust. 1.

§ 15.

Przepisy zarządzenia stosuje się również do wszystkich aneksów umów z wyłączeniem przepisów § 13.

§ 16.

W załączniku nr 1 podaje się ogólne postanowienia, które powinny być uwzględniane w zawieranych umowach, w zależności od ich charakteru.

§ 17.

Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy oraz pozostałym kierownikom komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Pyrzycach.

§ 18.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.